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2-1 Le contexte professionnel :

2-1-1 Définition  : le titulaire d’un BTS Gestionnaire administratif (GA) exerce ses fonctions auprès d’un cadre, d’un responsable ou d’un service au sein d’une organisation (entreprise ou administration publique ou privée) quel que soit sa taille et son secteur d’activité. Son activité principale est de nature relationnelle et administrative.

2-1-2 Fonction générale : Dans une organisation, l’information circule, est traitée en vue de la prise d’une décision ; l’activité administrative remplit comme fonction principale de mettre une information à la disposition des demandeurs et de coordonner entre les acteurs de l’organisation, contribuant ainsi à l’efficacité de l’activité de l’ensemble du personnel. En effet, les activités qui constituent le cœur du métier du GA peuvent être regroupées selon plusieurs finalités :

? Activités de soutien pour réaliser le maximum d’efficacité aux membres de l’organisation, dans le domaine de :

Ø   la gestion de l’information (recherche, organisation, diffusion)

Ø   la gestion administrative (organisation de dossiers, d’événements ...)

Ø   la gestion d’un processus de communication interne et externe.

?   Activités déléguées dans un objectif d’efficience :

Ø   prise en charge de la gestion de dossiers

Ø   contribution à la prise de décisions.

Dans cette mission globale, le GA peut disposer d’une certaine autonomie et d’une délégation de

tâches selon plusieurs critères à savoir :

Ø   sa propre compétence professionnelle

Ø   La nature de l’organisation où il exerce (taille, style de management).

2-2 Tâches constituant la fonction générale :

La fonction globale confiée au GA peut être décomposée en plusieurs tâches :

ü   Organisation du travail des responsables ou d’une équipe

ü   Recherche de l’information et mise à la disposition des concernés

ü   Echange avec le supérieur et avec les partenaires internes et externes

ü   Maitrise des outils de communication à distance (téléphone, télécopieur, ordinateur connecté aux réseaux ...)

ü   Maitrise des outils bureautiques

ü   Maitrise de l’expression orale et écrite en plusieurs langues

ü   Participation à certaines actions stratégiques.

Ces différentes tâches peuvent être regroupées selon les domaines suivants :

Ø   Gestion de l’information

Ø   Organisation d’un processus administratif

Ø   Gestion de la communication interne

Ø   Gestion de la communication externe

Ø   Prise en charge des activités déléguées

Ø   Aide à la prise de décisions.

2-3 La présentation du métier :

2-3-1 Le champ d’activité : Le Gestionnaire Administratif exerce son emploi dans une organisation sans tenir compte de la taille et du secteur d’activité : entreprise, association, ministère, préfecture ou tout autre administration privée ou publique

2-3-2 Rôle dans l’organisation : Le titulaire du BTS GA joue un rôle d’interface et de vecteur entre les différents organes. Par son profil spécialement administratif, il est amené à traiter une information, à la mettre à la disposition des partenaires pour contribuer à la prise d’une décision.

D’autre part, il doit avoir comme priorité d’assurer un bon climat relationnel au sein d’un système de communication adapté aux besoins des ressources humaines.

III Description des activités professionnelles

3.1. Les fonctions

Le titulaire du BTS " gestionnaire administratif», intervient dans les fonctions suivantes ;

3.2- Répartition des fonctions en tâches :

Le gestionnaire administratif est vecteur de l’information entre son supérieur hiérarchique, les membres de l’organisation et les partenaires internes et externes. Il produit, organise et diffuse l’information il est chargé aussi de la gestion des documents.

La fonction « gestion de l’information et de la documentation » peut être subdivisée en tâches comme suit :

Le technicien supérieur interface principale de l’organisation doit maitriser toutes les techniques et les principes d’une bonne gestion administrative. Il est disponible pour prendre en charge des dossiers opérationnels qui lui sont confiés par les autres membres de l’organisation. Par ailleurs, il doit contribuer à l’amélioration de l’organisation et à l’efficacité des membres de l’organisation

Le technicien supérieur doit maitriser toutes les actions à caractère administratif, avoir la capacité de planifier et d’anticiper. Il apporte un soutien dans le domaine de l’administration du personnel tout en respectant la démarche qualité.

Les tâches relatives à cette fonction peuvent être présentées comme suit :

Le technicien vecteur de la communication doit maitriser toutes les techniques et les principes d’une communication efficace, avoir la capacité de planifier, d’anticiper et de gérer les conflits. Il apporte un soutien dans le domaine de la communication. Interface de l’organisation, il doit avoir une culture générale approfondie dans le domaine social, politique et économique.

Les tâches relatives à cette fonction peuvent être subdivisées comme suit :