Module 05 - Gestion des documents - Secrétariat de Direction
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Cours Gestion des documents - Secrétariat de Direction
Dossier maître vs dossier secondaire
Pour les besoins administratifs, plusieurs exemplaires d’un même dossier peuvent circuler dans les services. Il est important de déterminer quel service est en charge du dossier maître, c’est-à -dire du dossier d’affaire complet avec les documents originaux. C’est en effet sur ce dossier que s’appliquera le calendrier de conservation. Les dossiers secondaires (copies pour information/de travail) peuvent être éliminés dès qu’ils ne sont plus utiles.
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Différentes versions d’un document
Un document peut passer par plusieurs versions (version de travail, version approuvée, etc.). Seule la version finale du document se voit appliquer le calendrier de conservation. Les versions de travail peuvent être éliminées immédiatement après l’approbation de la version finale.
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